মজলিসে আমেলার পদাধিকারীদের যোগ্যতা, দায়িত্ব অধিকার:
১. সভাপতি
যোগ্যতা: যেহেতু সভাপতি প্রতিষ্ঠানের মূল পরিচালক হয়ে থাকেন এবং দ্বানি প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য-উদ্দেশ্য, এর আদর্শ, বেশিষ্ট যথার্থ ভাবে অনুবাবন করা একজন প্রজ্ঞাবান হাক্কানী আলেম ছাড়া সম্ভব না। অত এব কোন একজন প্রজ্ঞাবান, বিচক্ষণ, বুজুর্গ আলেম ব্যক্তিকে অত্র প্রতিষ্ঠানের সভাপতি মনোনীত করা একান্ত বাঞ্ছনীয় । কোন কারনে সে রুপ কোন আলমে দ্বীনকে সভাপতি মনোনীত করা সম্ভব না হলো দ্বানি শিক্ষার লক্ষ্য- উদ্দেশ্য, আদর্শ ও বৈশিষ্ট সম্পর্কে অবগতি রাখেন এমন কোন দ্বীনদার, শরীয়তের পাবন্দ, শিক্ষানুরাগী, কারনে, প্রজ্ঞাবান, ধৈর্য-সহ্যের অধিকারী, শ্রদ্ধাভাজন, সমাজের দৃষ্টিতে সম্মানিত কোন আহলে খায়রকে সভাপতি মনোনীত করা যাবে।
সভাপতির দায়িত্ব ও অধিকার:
১। অত্র প্রতিষ্ঠানের সুষ্ঠ পরিচালনা, শৃঙ্খলা রক্ষা করা, সার্বিক উন্নয়নের পন্থা উদ্ভাবন, নির্বাহী পরিষদের কর্মকতা ও সদস্যবৃন্দকে তাদের দায়িত্ব ও কর্তব্য সম্পর্কে সচেতন রাখা এবং এই প্রতিষ্ঠানের শিক্ষাক ও কর্মচারীগণের দায়িত্ব ও কর্তব্য সম্পর্কে দিক নির্দেশনা দান এবং তাদের কর্মতৎপরতার উপর সতর্ক দৃষ্টি রাখা সভাপতির অন্যতম দায়িত্ব বলে গন্য হবে।
২। বিধি মোতাবেক নির্বাহী পরিষদের অধিবেশন সমূহ পরিচালনা করা।
৩। কেরাম পূর্ণ হলে যথাসময়ে অধিবেশনের কাজ শুরু করা। আলোচ্য সূচীর ধারাবাহিকতা রক্ষা করে আলোচনার জন্য পেশ করা। প্রয়োজনে অগ্র-পশ্চাৎ করা।
৪। কোন সিদ্ধান্তের ব্যাপারে মতানৈক্য দেখা দিলে সংখ্যাধিক্যের মতামতের ভিত্তিতে সিদান্ত গ্রহন।
২. সাধারণ সম্পাদক
যোগ্যতা: মুহতামিম পদাধিকার বলে অত্র প্রতিষ্ঠানের সাধার সম্পাদক হবেন।
সাধারন সম্পাদকের দায়িত্ব ও অধিকার:
১। প্রতিষ্টানের সুষ্ঠ পরিচালনা, শৃংখলা বিধান এবং উন্নয়ন কার্যক্রম বাস্তবায়নে নির্বাহী প্রধান রুপে সাধারন সম্পাদকের দায়িত্ব ও অধিকার নিরুপিত হবে।
২। সভাপতির অনুমতিক্রমে নির্বাহী পরিষদের বৈঠক আহবান, এজেন্ডা নির্দারণ, বৈঠকের কার্য বিবরণী তৈরী, রেজুলেশন বহিতে সিদ্ধান্ত সমূহ যথাযথভাবে লিপিবদ্ধ করণ।
৩। প্রতিষ্ঠানের সকল স্থাবর-অস্থাবর সম্পদ ও সম্পত্তির রক্ষণাবেক্ষণ, সকল ডকুমেন্টারী কাগজপত্র ও রেজিষ্টার সমূহ, দলিল দস্তাবেজ সমূহ হিফাজত ও সংরক্ষণ করা।
৪। প্রতিষ্ঠানের সকল আয়-ব্যয়ের সঠিক হিসাব যথানিয়মে কোষাধ্যক্ষের সাথে যৌথভাবে সংরক্ষণ করা।
৫। নির্বাহী পরিষদের অপরাপর সদস্যদের সহযোগিতা নিয়ে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় অর্থ সংগ্রহ, আয়ের নতুন পন্থা উদ্ভাবন করা সাধারণ সম্পাদকের অন্যতম দায়িত্ব বলে গণ্য হবে।
৬। মাস অন্তে কোষাধ্যক্ষের কাছ থেকে আয় ও ব্যয়ের ব্যালেন্স সীট বুঝে নেয়া এবং খ্যাশ বহিতে স্বাক্ষর করা এবং নির্বাহী পরিষদের বৈঠকে তা পেশ করা। সপ্তাহে কম পক্ষে একবার হিসাব পত্রের রেজিষ্টার ও সংশ্লিষ্ট কাগজপত্র পরীক্ষা করা এবং ব্যয়ের ভাউচারে স্বাক্ষর করা। বৎসরান্তে আয় ও ব্যয়ের অডিট রিপোর্ট মুদ্রিত আকারে প্রকাশ করে জনগণের জ্ঞাতার্থে বিতরণ করা। প্রতিষ্ঠানের প্রচারপত্র, আর্থিক সাহায্যের আবেদন পত্র, পোষ্টার, হ্যান্ডবিল, লিফলেট নির্বাহী পরিষদের সিদ্ধান্তক্রমে ছাপানো ও বিলি করার ব্যবস্থা করা।
৭। শূরা কর্তৃক অনুমোদিত বাজেট অনুযায়ী প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে নির্বাহী পরিসদের মঞ্জুরী ক্রমে প্রতিষ্ঠানের যাবতী ব্যয় নির্বাহের দায়িত্ব সাধারণ সম্পাদকের উপর ন্যস্ত থাকবে। উল্লেখ্য যে নির্বাহী পরিষদ কর্তৃক অনুমোদিত নির্ধারিত খাতে ব্যয়ের জন্য কোনরূপ অনুমোদনের প্রয়োজন হবে না। নির্বাহী পরিষদের পূর্ব অনুমোদন ব্যতীত অনির্ধারিত কোন খাতে প্রয়োজন হলে সাধারণ সম্পাদক সর্বোচ্চ পাঁচ হাজার টাকা পর্যন্ত নিজ দায়িত্বে ব্যয় করতে পারবেন।
৮। প্রতিষ্ঠানের শিক্ষক কর্মচারীগণ তাদের উপর অর্পিত দায়িত্ব সুষ্ঠুভাবে পালন করছে কি না? এর তদারক করা, হাজিরা রেজিষ্টারে তারা নিয়মিত স্বাক্ষর করছেন কি না? তা লক্ষ্য রাখা, কোন রূপ অনিয়ম লক্ষ্য করলে তাদেরকে সতর্ক করা, সতর্ক করার পর নিবৃত না হলে বিষয়টি সভাপতিকে অবগত করা এবং প্রয়োজনে নির্বাহী পরিষদের বৈঠকে উত্থাপন করে সংশোধনের পন্থা নির্ধারণ করা। শিক্ষক-কর্মচারী ও বিভাগীয় দায়িত্বশীলদের প্রয়োজনীয় আসবাব সামগ্রীর যোগান দান, তাদের অভাব অভিযোগ দূরীকরণের ব্যবস্থা করা।
৯। মৌখিক সংশোধনের চেষ্টা করে ব্যর্থ হলে কিংবা প্রতিষ্ঠানের শৃঙ্খলা বঙ্গের অপরাধে কেউ লিপ্ত হলে সভাপতির সঙ্গে পরামর্শ ক্রমে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিকে শোকজ করা। এক সপ্তাহের মধ্যে নির্বাহী পরিষদের বৈঠক আহবান করে বিস্তারিত রিপোর্টসহ তা উপস্থাপন করা।
১০। শিক্ষক কর্মচারীদের অনুর্ধ্ব ১দিনের ছুটি মঞ্জুর করা। ১৪ দিনের বেশী ছুটির আবেদনকারীর দরখাস্থ মন্তব্য সহ নির্বাহী পরিষদে অনুমোদনের জন্য পেশ করা হবে।
১১। শিক্ষার্থীদের সুযোগ-সুবিধা বৃদ্ধি ও অসুবিধা সমূহ দূরীকরেেণর ব্যবস্থা করা। তাদের ছুটি মঞ্জুর কিংবা না মঞ্জুর করা।
৩. কোষাধ্যক্ষ
যোগ্যতা: শরীয়তের পাবন্দ, দ্বীনি শিক্ষার প্রতি অনুরাগী, নিষ্ঠাবান, আমানতদার, সদাচরী, হিসাব নিকাশে পারদর্শী ও কর্মই ব্যক্তিই কোষাধ্যক্ষের পদের জন্য যোগ্য বলে বিবেচিত হবেন।
দায়িত্ব ও অধিকার:
১। প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় আয়-ব্যয়ের সঠিক হিসাব সংরক্ষণ করা।
২। যাবতীয় আয় পাকা রসিদ মূল্যে গ্রহন করা এবং যাবতীয় ব্যয় পাকা ভাউচারের মাধ্যমে সম্পাদন করা।
৩। নির্বাহী পরিষদের অনুমোদিত খাতে সম্পাদকের/ মুহতামিমের মঞ্জুরী সাপেক্ষে অর্থ সরবরাহ করা এবং ব্যয়ের ভাউচারের অনুমোদন দান করা।
৪। সভাপতি, সাধারণ সম্পাদক ও কোষাধ্যক্ষের যৌথ স্বাক্ষরে ব্যাংক একাউন্ট পরিচালনা করা। পাশ বই এবং স্বতন্ত্র খাতায় ব্যাংকের লেনদেনের হিসাব ফান্ডওয়ারী সংরক্ষণ করা। সকল আয় ব্যয়ের মাসিক ব্যালেন্স সীট তৈরী করে তাতে সাধারণ সম্পাদকের স্বাক্ষর গ্রহণ
৫। করা। প্রতি মাসের ব্যলিন্স সীল পরবর্তী নির্বাহী পরিষদের বৈঠকে পেশ করা।
৬। নির্বাহী পরিষদ মনোনীত আভ্যন্তরীন অডিট কোম্পানির দ্বারা হিসাব অডিট করানো এবং তার রিপোর্ট নির্বাহী পরিষদের নিকট পেশ করা।
৭। প্রতিষ্ঠানে ফান্ড থেকে ঋণ দেওয়া যাবে না এবং কারো কাছ থেকে ১০ হাজার টাকার বেশী ঋণ গ্রহণ করা যাবে না। তবে দশ হাজার টাকা পর্যন্ত ঋণ গ্রহণের জন্যও সম্পাদক অনুমোদনের প্রয়োজন হবে।
নির্বাহী পরিষদের অধিবেশন সংখ্যা, নোটিশ ও কোরাম: বৎসরে এই পরিষদের কমপক্ষে ৪টি অধিবেশন অনুষ্ঠিত হতে হবে। প্রয়োজনে আরো অধিক অধিবেশন ও জরুরী অধিবেশন আহবান করা যাবে। সাধারণ অধিবেশনের নোটিশ কমপক্ষে ১৫দিন পূর্বে নোটিশ এবং ৫দিন পূর্বে জরুরী অধিবেশন আহবান করা যাবে। সাধারণ অধিবেশনের নোটিশ কমপক্ষে ৫দিন পূর্বে এবং জরুরী অধিবেশনের নোটিশ কমপক্ষে ১দিন পূর্বে সদস্যগণের নিকট পৌছতে হবে। নোটিশ অবশ্যই অধিবেশনের স্থান, সময়, তারিখ ও আলোচ্য বিষয় উল্লেখ থাকতে হবে। মোট সদস্যের দুই তৃতীয়াংশের উপস্থিত দ্বারা কোরাম পূর্ণ না হওয়ার কারণে মূলতবীকৃত অধিবেশন পুনঃ অনুষ্ঠানের জন্য কোরাম পূর্ণ হওয়ার শর্ত থাকবে না। তবে উক্ত অধিবেশনের নোটিশ কোরাম পূর্ণ না হওয়ার কারণে মূলতবীকৃত অধিবেশন কথাটি উল্লেখ থাকতে হবে।
৪. মুহতামিম
মুহতামিম হবেন অত্র প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক প্রধান। প্রতিষ্ঠানের শৃঙ্খলা রক্ষা, তা’লিমী পরিবেশ বজায় রাখা, ছাত্র-শিক্ষক ও কর্মচারীদের নিয়ন্ত্রণ, তাদের কর্মতৎপরতা অব্যাহত রাখার ব্যাপারে নীতি নিবাহী পরিষদের নিকট জবাবদেহী করবেন।
মুহতামিমের যোগ্যতা: দারুল উলুম দেওবন্দ অথবা উপমহাদেশের প্রসিদ্ধ কোন কওমী মাদরাসা থেকে প্রথম শ্রেণীতে কৃতিত্বে সাথে দাওরায়ে হাদীস উত্তীর্ণ ইসলামি স্টাডিজ, অনার্স, মাস্টার্স, আরবী, বাংলা, উর্দু ভাষায় দক্ষ, ইংরেজী প্রয়োজনীয় পর্যায় পর্যন্ত জানা থাকা কাম। ছাত্র-শিক্ষক ও কর্মচারীদের নিয়ন্ত্রণ ক্ষমতার অধিকারী, প্রজ্ঞাবান, বিচক্ষণ ব্যক্তি অত্র প্রতিষ্ঠানের মুহতামিম হওয়ার যোগ্য বলে বিবেচিত হবেন। শিক্ষকক হিসাবে ১০ বৎসর অভিজ্ঞতা থাকতে হবে।
মুহতামিমের দায়িত্ব, ক্ষমতা ও অধিকার:
১। প্রতিষ্ঠান সুষ্ঠু ও সুন্দরভাবে পরিচালনা ও শিক্ষা-দীক্ষার অনুকূল পরিবেশ গড়ে তোলা।
২। ছাত্র-শিক্ষক ও কর্মচারীদেরকে সুশৃঙ্খলভাবে পরিচালিত করা এবং তাদের মাঝে নিয়মাতুবর্তীতা, আইন শৃঙ্খলা রক্ষা করে চলার পরিবেশ গড়ে তোলা।
৩। শিক্ষার্থীদের শিক্ষার মান উন্নয়ন ও নৈতিক চরিত্রের উৎকর্ষ সাধ্যনের ব্যবস্থা গ্রহণ করা।
৪। নির্বাহী পরিষদের অনুমোদন সাপেক্ষে শিক্ষকদের শ্রেণী বিন্যাস ও মান নির্নয় করা।
৫। শিক্ষাবর্ষের শুরতে ছাত্র ভর্তির ব্যবস্থা করা, তাদের সিট, ফ্রী খানা ও লাইব্রেরী থেকে কিতাব উত্তোলনের মঞ্জুরী দান, নির্ধারিত পরীক্ষা সমূহের ব্যবস্থা করা, ফলাফল ঘোষণা করা ইত্যাদি।
৬। মজলিসে ইলমী গঠন ও তার কার্যক্রম যথা নিয়মের পরিচালনা করা।
৭। শিক্ষক কর্মচারীদের ১০ দিনের অনুর্ধ্ব ছুটির আবেদন মঞ্জুর করা। ১০ দিনের অধিক কালের ছুটির আবেদন মন্তব্য সহ নির্বাহী পরিষদের সভাপতির বরাবরে প্রেরণ করা।
৮। ছাত্রদের ছুটির আবেদন গুরুত্বের দিক বিবেচনা করে মঞ্জরী কিংবা নামঞ্জরী করা।
৯। আভ্যন্তরীন বিভাগ সমূহের তদারক করা ও প্রয়োজনাদি পূর্ণ করা। শিক্ষক কর্মচারীদের উপর অর্পিত দায়িত্ব যথাযথভাবে পালন হচ্ছে কিনা তা যথাযথভাবে পালন হচ্ছে কি না তার খোঁজ-খবর নেয়া। কর্তভ্য পালনে কারো অবহেলা হলে তাকে মৌখিকভাবে সতর্ক করা।
১০। কেউ অসদাচরণ করলে কিংবা শৃঙ্খলা ভঙ্গ হয় এমন কাজ করলে অথবা কারো ব্যাপারে অস্বাভাকিব কোন অপরাধ প্রমানিত হলে তাকে সাময়িকভাবে বরখাস্থ করার অধিকার মুহতামিমের। থাকবে। তবে এ ধরণের ক্ষেত্রে এক সপ্তাহের মাঝে নির্বাহী পরিষদের বৈঠক আহবান করে বিস্তারিত রিপোর্টসহ তা বৈঠকে পেশ করতে হবে।
১১। সঙ্গত কারণে কোন ছাত্রকে বহিষ্কার করার প্রয়োজন হলে মজলিসে ইলমীর সঙ্গে পরামর্শ ক্রমে মুহতামিম তা করতে পারবেন। তবে সংঘবদ্ধ কোন চক্রকে বহিষ্কার করতে হলে নির্বাহী পরিষদের পূর্ব অনুমোদনের প্রয়োজন হবে।
১২। মাসে অন্তত একবার প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিষয় যথা-শিক্ষা মান উন্নয়ন, ছাত্রদের নৈতিক মান, অধ্যবসায়, নিয়মানুবর্তিতা, আচার-আচরণ ইত্যাদি বিষয়ের উন্নয়নের জন্য এবং নিজেদের ক্রচি- বিচ্যুতি দূরীকরণ ও প্রতিষ্ঠানের সামগ্রীর মান উন্নয়নের বিষয়ে শিক্ষকদের নিয়ে আলোচনা সভা অনুষ্ঠানের ব্যবস্থা করা এবং সভার সিদ্ধান্ত সমূহ রেজুলেশন বহিতে লিপিবদ্ধ করা এবং সেগুলো বাস্তবায়নের কার্যকরী পদক্ষেপ গ্রহণ করা।
১৩। কমপক্ষে প্রতি তিন মাস অন্তর ছাত্র শিক্ষকদের সম্মলিত জলসার ব্যবস্থা করা যাতে ছাত্রদের চরিত্র গঠন, অধ্যায়নে মনোনিবেশ সৃষ্টি, নিষ্টার সাথে অধ্যায়ন, একাগ্রতা সৃষ্টি, প্রতিষ্ঠানের নিয়ম নীতি, আবাসিক হোস্টেলের নিয়মনীতি মেনে চলার গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা আমলের প্রতি উৎসাহ দান, সুন্নাতের অনুসরণের অনুপ্রেরণা দান ও আদর্শ মানুষ রূপে গড়ে উঠার জন্য তাদেরকে প্রয়োজনীয় হিদায়েত দান করে আসাতিযায়ে কেরাম নসীহত পেশ করবেন। প্রয়োজনে কোন বুজুর্গ ব্যক্তিকে দাওয়াত করে এনে তার মাধ্যমে ছাত্রীদর নসীহত করানো।
১৪। বৎসরে কমপক্ষে একবার শিক্ষক, কর্মচারী ও নির্বাহী পরিষদের সদস্যগণের যৌথ অধিবেশন করা এবং পারস্পরিক মত বিনিময়ের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের উন্নতি ও অগ্রগতির জন্য করণীয় দিক সমূহ উদ্ভাবন করা।
১৫। প্রয়োজনে নির্বাহী পরিষদের অনুমোদন ক্রমে প্রশাসনিক দক্ষতার অধিকারী একজন যোগ্য শিক্ষককে নায়েবে মুহতামিম নিয়োগ করা যাবে। যিনি প্রতিষ্ঠানের শৃঙ্খলা রক্ষা ও প্রশাসনিক কাজে মুহাতামিমকে সর্বেভিভাবে সহযোগিতা প্রদান করবেন এবং মুহতামিম সাহেব কর্তৃক নির্দেশিত দায় দায়িত্ব আঞ্জাম দিবেন।
১৬। সাধারণ সম্পাদকের দায়িত্ব ও অধিকার পালন করবেন।
১৭। মাদ্রাসার কার্য্যকারী কমিটি কেহ মারা গেলে বা মাদ্রাসার ধংসাত্মক কাজে লিপ্ত হলে মুহতামিম কমিটির সঙ্গে পরামর্শক্রমে নতুন সদস্য নিতে পারে।